Ressourcenpools
Wenn Sie als Einrichtung eine neue Struktur in ressourcen-e aufbauen möchten, legen Sie zunächst die Ressourcenpools an, in denen Sie Ihre Ressourcen verwalten und buchbar machen möchten.
Über „Ressourcen“ im oberen Menü gelangen Sie zur Übersicht Ihrer Ressourcenpools. Ein Ressourcenpool fasst mehrere Ressourcen zusammen, die Sie anschließend einzeln zur Buchung bereitstellen können.
Um einen neuen Ressourcenpool anzulegen, klicken Sie oben rechts auf das Plus-Symbol.
Sie können dem Pool eine Farbe zuweisen, damit sich die Buchungen später in der Listen- oder Kalenderansicht leichter unterscheiden lassen.
Außerdem können Sie festlegen, dass berechtigte Personen bei jeder Buchung einer Ressource per E-Mail benachrichtigt werden. Aktivieren Sie dazu die Benachrichtigungen für den gesamten Pool. Diese Einstellung gilt dann für alle darin enthaltenen Ressourcen.
Ressourcen anlegen
Nach dem Anlegen eines Ressourcenpools können Sie darin die einzelnen Ressourcen anlegen. Klicken Sie dazu im linken Menü auf das blaue Plus-Symbol.
Als Ressourcen können Sie beispielsweise Räume, technische Ausstattung oder Materialien wie Tische und Stühle anlegen. Sie können einen Ressourcenpool auch als Urlaubs- oder Belegungsplan verwenden und dafür einzelne Personen als Ressourcen erfassen.
Je nach Art der Ressource können Sie zwischen „Mobil“, „Ort“ und „Person“ wählen. Zur genaueren Kennzeichnung stehen außerdem Icons und Beschreibungstexte zur Verfügung.
In der Detailansicht des Pools können Sie über die Icons oben rechts:
- Berechtigungen vergeben
- einen Kalenderfeed zur Einbindung in einen externen Kalender kopieren
- die Eigenschaften des Ressourcenpools (Farbe, Benachrichtigungseinstellungen, Titel und Beschreibung) unter „Bearbeitung“ ändern
Hinweis
Wenn Sie die Benachrichtigungen für den gesamten Ressourcenpool aktiviert haben, können Sie diese nicht für einzelne Ressourcen deaktivieren.
Benachrichtigungen lassen sich nur dann für einzelne Ressourcen aktivieren, wenn sie nicht bereits für den gesamten Pool eingeschaltet sind.
Ressourcen bearbeiten
In der Übersicht eines Ressourcenpools sehen Sie alle darin angelegten Ressourcen. Klicken Sie auf eine Ressource, um deren Detailansicht zu öffnen. Dort können Sie die Ressource über die Icons oben rechts bearbeiten.
Für einzelne Ressourcen oder den gesamten Pool können Sie außerdem den Link zum jeweiligen Kalenderfeed kopieren und in einen externen Kalender einbinden.
Ressourcenpools nach Bedarf anlegen
Die Strukturen und Anforderungen unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde. Deshalb können Sie ressourcen-e so aufbauen und nutzen, wie es zu Ihren Abläufen passt.
An zwei Fallbeispielen zeigen wir, wie Sie ressourcen-e für unterschiedliche Gemeindestrukturen einrichten können, um die gemeinsame Planung und Verwaltung zu erleichtern.
Fallbeispiel: Gemeinderegion
Für eine ganze Gemeinderegion, einen Gemeindeverband oder fusionierte Gemeinden können Sie mehrere Ressourcenpools pro Gemeinde anlegen. Innerhalb dieser Pools werden die Ressourcen der jeweiligen Gemeinden erfasst.
Auch die Zusammenarbeit lässt sich entsprechend strukturieren. In ressourcen-e 26.2 werden Personen in Organisationen und Teams zusammengefasst.
Für eine Gemeinderegion können Sie beispielsweise eine gemeinsame Organisation mit mehreren Teams anlegen. Diese können einzelne Gemeinden oder unterschiedliche Personenkreise wie Hauptamtliche, Ehrenamtliche und Kirchenvorstände abbilden.
Sie sind bei der Aufteilung flexibel: Bestehen andere Zusammenschlüsse von Personen, denen gezielt Termine freigegeben werden sollen, können Sie die Teams entsprechend einrichten.
Für die Ressourcenpools können Sie anschließend passende Berechtigungen vergeben. So lässt sich beispielsweise festlegen, welche Personen die Ressourcen des Pools „Mariengemeinde“ einsehen, buchen oder verwalten dürfen.
Einzelne Termine können außerdem mehreren Teams aus verschiedenen Gemeinden zugeordnet werden.
Fallbeispiel Kirchengemeinde
Für eine einzelne Gemeinde können Sie entweder einen gemeinsamen Ressourcenpool mit allen verfügbaren Ressourcen oder mehrere Pools für unterschiedliche Arten von Ressourcen anlegen.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem von den benötigten Berechtigungen ab. Für einen Ressourcenpool können die Berechtigungen „Lesen“, „Buchen“, „Lesen + Buchen“ und „Verwalten“ vergeben werden.
Gibt es beispielsweise einen Personenkreis, der bestimmte Ressourcen buchen, aber andere Buchungen nicht einsehen soll, können Sie die Ressourcen auf verschiedene Pools verteilen und die Berechtigungen entsprechend vergeben.
Ist eine solche Trennung nicht erforderlich, können Sie alle Ressourcen in einem Pool zusammenfassen. Die Sichtbarkeit einzelner Termine lässt sich über die Zuordnung zu Teams steuern.
Für Ihre Gemeinde können Sie eine Organisation mit einem gemeinsamen Team oder mehreren Teams für unterschiedliche Personenkreise einrichten. Welche Aufteilung sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Sie Termine gemeinsam planen und verwalten möchten.
