Gemeinsam Termine planen und verwalten
Mit dem Teamkalender von ressourcen-e können Sie Termine gemeinsam organisieren, Zuständigkeiten verteilen und festlegen, wer welche Termine sehen darf.
Dafür erstellen Sie Organisationen und Teams, laden Mitglieder ein und ordnen Termine gezielt zu. Persönliche und gemeinsame Termine bleiben so übersichtlich an einem Ort gebündelt.
Organisationen und Teams
Eine Organisation bildet das gemeinsame Dach, beispielsweise für eine Kirchengemeinde oder Einrichtung. Innerhalb einer Organisation können Sie mehrere Teams anlegen, etwa für den Kirchenchor, die Jugendarbeit oder den Kirchenvorstand.
Personen können mehreren Teams angehören. So lassen sich unterschiedliche Arbeitsbereiche innerhalb einer Organisation abbilden, ohne für jeden Bereich eine eigene Organisation einrichten zu müssen.
Hinweis: Mit Version 26.2 wurden die bisherigen „Teams“ in „Organisationen“ und die bisherigen „Gruppen“ in „Teams“ umbenannt.
Mitglieder einladen
Mitglieder können Sie über ihre E-Mail-Adresse zu einer Organisation einladen. Auch Personen, die ressourcen-e bisher nicht nutzen, können auf diese Weise eingeladen werden.
Sie können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt eingeben. Bereits registrierte Personen werden direkt hinzugefügt, alle anderen erhalten eine Einladung per E-Mail.
Innerhalb einer Organisation können Sie Mitglieder anschließend einzelnen Teams zuordnen. Eine Person kann dabei mehreren Teams angehören.
Mitglieder können Organisationen und Teams auch selbst wieder verlassen. Eigentümer*innen können ihre eigene Organisation allerdings nicht verlassen.
Rollen und Berechtigungen
Innerhalb einer Organisation gibt es unterschiedliche Rollen:
- Eigentümer*innen sind für die Organisation verantwortlich und können deren Mitglieder und Teams verwalten.
- Administrator*innen unterstützen bei der Verwaltung der Organisation und ihrer Teams.
- Mitglieder können die für sie freigegebenen Termine sehen und entsprechend ihrer Berechtigungen mitarbeiten.
Zusätzlich können Personen Berechtigungen zur Terminverwaltung erhalten.
Teams haben keine eigene Administration. Ihre Mitglieder werden zentral über die Organisation verwaltet.
Termine Organisationen und Teams zuordnen
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins können Sie festlegen, für welche Teams dieser sichtbar sein soll.
Dabei wählen Sie ein Primärteam aus. Dieses bestimmt, welcher Organisation der Termin für die Verwaltung zugeordnet ist. Sie können weitere Teams hinzufügen, um den Termin auch für deren Mitglieder sichtbar zu machen.
Ein Termin kann beispielsweise dem Kirchenchor zugeordnet und zusätzlich für das Team Jugendarbeit freigegeben werden.
Soll ein Termin für die gesamte Organisation sichtbar sein, wählen Sie „Alle Mitglieder“.
Wichtig: Die Mitgliedschaft in einer Organisation bedeutet nicht automatisch, dass alle Termine ihrer Teams sichtbar sind. Mitglieder sehen nur die Termine, für die sie entsprechend berechtigt sind. Eigentümerinnen und Administratorinnen haben weitergehende Einsichtsrechte.
Ohne Teamzuordnung bleibt ein Termin zunächst persönlich.
Termine direkt im Teamkalender erstellen
In der Seitenleiste des Kalenders finden Sie Ihre Organisationen und die zugehörigen Teams. Über das jeweilige Plus-Symbol können Sie direkt einen neuen Termin anlegen.
Je nachdem, wo Sie den Termin erstellen, sind die passenden Zuordnungen bereits vorausgewählt. Diese können Sie im Terminformular bei Bedarf ändern.
Im Terminformular können Sie weitere Angaben ergänzen, beispielsweise Teams, Ressourcen, Orte, Bilder und Anhänge.
Beteiligte und Mitverantwortliche
Neben der Zuordnung zu Organisationen und Teams können Sie einzelne Personen direkt an einem Termin beteiligen.
Dabei wird unterschieden zwischen:
- Beteiligten: Diese Personen sehen den Termin unter „Meine Termine“, können ihn allein aufgrund dieser Zuordnung aber nicht bearbeiten.
- Mitverantwortlichen: Diese Personen sehen den Termin ebenfalls unter „Meine Termine“ und dürfen ihn zusätzlich bearbeiten.
So können Sie festlegen, wer über einen Termin informiert sein soll und wer für dessen Organisation mitverantwortlich ist.
Wichtig: Die Mitgliedschaft in einem Team allein führt nicht dazu, dass dessen Termine unter „Meine Termine“ erscheinen. Dafür müssen Sie persönlich am Termin beteiligt, mitverantwortlich oder Eigentümer*in des Termins sein.
Kalenderansichten und Farben
Organisationen und Teams haben eigene Kalender, die Sie in der Kalenderübersicht ein- und ausblenden können. Unterschiedliche Farben helfen dabei, die Termine den jeweiligen Bereichen zuzuordnen.
Auf dem Smartphone werden Ihre Termine standardmäßig als Agenda-Liste angezeigt. Alternativ können Sie die Zwei-Tage-Ansicht nutzen, um Termine nebeneinander zu sehen.
Kalender abonnieren
Für Organisationen und Teams stehen eigene Kalenderfeeds zur Verfügung. Damit können Sie deren Termine auch in externen Kalenderanwendungen abonnieren.
So behalten Sie Ihre gemeinsamen Termine beispielsweise in Outlook oder anderen Kalenderprogrammen im Blick.
Ressourcen gemeinsam nutzen
Sie können Organisationen und Teams auch Berechtigungen für Ressourcenpools erteilen. So müssen Sie nicht jede Person einzeln berechtigen. Die vergebenen Rechte gelten für alle Mitglieder der jeweiligen Organisation oder des Teams.
Welche Aktionen möglich sind, hängt von den zugewiesenen Berechtigungen am Ressourcenpool ab.
Benachrichtigungen einstellen
ressourcen-e informiert Sie über wichtige Ereignisse, beispielsweise wenn Sie
- einer Organisation oder einem Team hinzugefügt werden,
- die Verantwortung für einen Termin übernehmen oder
- sich ein für Sie relevanter Termin ändert.
Welche Benachrichtigungen Sie per E-Mail erhalten möchten, können Sie in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.
Die E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert. Benachrichtigungen innerhalb der Anwendung bleiben auch dann erhalten, wenn Sie einzelne E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten.